Au moment du calcul des dimensions minimales de « l'espace de travail » dont auront besoin les employés pour s'acquitter de leurs fonctions, la plupart des planificateurs-concepteurs prennent en compte tous les outils, équipements et fournitures nécessaires pour mener à bien un travail. Le travail de bureau comporte une grande variété d'activités physiques et mentales, dont les principales sont souvent effectuées à son poste de travail ou à son bureau. Les documents Réponses SST offrent des renseignements additionnels concernant l'ergonomie au bureau.

Outre les dimensions physiques de l'espace de travail, d'autres aspects doivent également être pris en considération dans tout projet de conception, de réaménagement ou de réinstallation. Il faut se poser certaines questions, entre autres :

• L'espace de travail est-il suffisamment insonorisé : p. ex. les personnes peuvent-elles parler sans être entendues, comptetenu du niveau de confidentialité requis? Les bruits et les conversations nuisent-ils à la concentration ou font-ils obstacleà l'écoute ou à la compréhension des interlocuteurs, lorsque l'utilisation du téléphone occupe une grande part du travail?
• Les murs sont-ils permanents (p. ex. fixes) ou s'agit-il d'un environnement aménagé en espace fonctionnel?
• L'espace de travail offre-t-il une certaine intimité sur le plan visuel?
• Un employé peut-il personnaliser son poste de travail personnel?
• A-t-il accès à la lumière naturelle ou seulement à l'éclairage artificiel?
• L'aménagement du lieu de travail facilite-t-il les relations interpersonnelles?

Il est difficile de répondre de façon claire et nette à cette question à prime abord toute simple, puisqu'il faut, pour ce faire, tenir compte de nombreux aspects, dont les principaux sont énoncés ci-après :

Nature du travail. Si la plus grande part de la journée de travail se compose de missions, de réunions, de visites sur place et de consultations à l'extérieur du bureau, alors un espace de travail modeste peut être tout à fait satisfaisant. Par contre, pour les employés de bureaux passant le plus clair de leur temps à leur poste de travail, un espace restreint peut être une source d'inconfort à cause de l'impression d'isolement. Ainsi un espace de travail plus grand pourrait être alloué aux personnes dont les fonctions comportent, par exemple, la tenue de fréquentes réunions dans son bureau, la consultation de sources multiples de documentation, l'exécution de travaux de recherche, la rédaction de documents, etc.

Aspects culturels. Ils influencent notre perception de ce qu'est un espace suffisant. Pour les Nord-Américains, notamment les Canadiens, de même que pour les habitants de l'Europe du Nord, la notion d'espace de travail personnel « adéquat » est un facteur important. Pour les personnes issues d'autres cultures souvent familières avec une forte densité de population, un espace beaucoup moins grand pourrait être perçu comme « adéquat », autrement dit, suffisant. Cette question peut revêtir une grande importance dans une société multiculturelle comme le Canada.

Climat de travail. Notre perception de l'espace de travail qui nous revient est souvent fondée sur des comparaisons. Les employés acceptent généralement que ceux occupant des postes de gestion de niveau supérieur disposent de bureaux de plus grandes dimensions. Par contre, peu importe l'espace de travail attribué à un employé, s'il est moindre que celui d'un pair, alors il est trop petit.

Perception individuelle. L'espace dont nous disposons peut avoir une signification profonde sur le plan psychologique. Il est naturel que les gens cherchent à occuper « plus » d'espace, puisque ce « plus » peut signifier importance, respect ainsi qu'autorité et pouvoir accrus. En effet, en milieu de travail, l'espace alloué est souvent lié à notre statut au sein de l'organisation.

Anthropométrie (dimensions physiques du corps humain). Les besoins en matière d'espace de travail dépendent aussi de la taille et de la silhouette de chaque employé; cet espace doit être suffisant pour que chacun puisse s'y mouvoir librement, de façon sécuritaire, et s'acquitter de ses tâches. Bien qu'un bureau spacieux est toujours plus agréable (liberté de mouvement, accueil des visiteurs et espace de rangement), le tableau ci-contre indique les dimensions minimales requises souvent utilisées dans les calculs :

*Toutes les dimensions précisées dans le tableau 1 sont tirées de : Panero, Julius and Zelnik, Martin. Human Dimension & Interior Space, New York : Whitney Library of Design, 1979. (Cette référence n'est pas nouvelle, mais aucun document plus récent modifiant les valeurs recommandées n'a été trouvé.)

La détermination des besoins en espace de travail dans les bureaux et les lieux de travail en général est trop complexe pour que l'on s'attende à ce que des normes spécifiques et objectives puissent être applicables à tous les types de situations de travail. Voilà pourquoi les normes et les lignes directrices actuelles similaires à celles susmentionnées, lesquelles sont fondées sur des mesures anthropométriques types ou moyennes (voir tableau 1), ne précisent que les besoins minimaux. À titre d'exemple, on peut citer la norme relative à la superficie minimale des locaux à bureaux du Conseil du Trésor du Canada proposant un espace de 2,5 x 3,0 m (8 x 10 pi) pour un poste de travail personnel. Ces dimensions minimales correspondent à des valeurs moyennes par occupant, ce qui signifie que certains bureaux peuvent être plus grands ou plus petits que d'autres. Ces dimensions incluent également les aires communes (couloirs, salle de toilettes, etc.), ainsi que l'espace « inhabitable » occupé par des murs et des piliers; autrement dit, la superficie de l'espace de travail sera en fait inférieure aux dimensions recommandées.

Les lignes directrices de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada relatives à l'attribution des espaces de bureaux, dérivées du document du Conseil du Trésor, recommandent un espace de travail d'une superficie comparable, soit de 8,3 m² (89,3 pi²), pour les employés de bureau.

Quant aux lignes directrices du Code national du bâtiment du Canada, plus généreuses, elles recommandent un espace de travail de 9,3 m² (environ 100 pi²) par occupant.

Dans tous les cas, les normes et les directives susmentionnées, de même que toute autre politique connexe, devraient être considérées comme des lignes directrices plutôt que des normes absolues.